Un buen proceso de selección es óptimo para gestionar adecuadamente en un tender

La forma de negociar un tender es uno de los temas que destacan dentro del extenso programa de conferencias que ofrece este año el SIL

El tender es un proceso en el que las empresas cargadoras convocan licitaciones para buscar al candidato idóneo para asumir su cadena de suministro, en cualquiera de sus variantes, aérea, marítima o terrestre.

Entre las principales características del sistema tender destacan que:

  • Se pueden ejecutar licitaciones de transporte completamente en línea a través de plataformas especializadas.
  • Permite gestionar RFQs (solicitudes de cotización) con un alto nivel de automatización. 
  • Ofrece visibilidad completa del estado de las ofertas.
  • Genera informes exhaustivos y permite construir escenarios.
  • Garantiza seguridad y estabilidad a largo plazo en la prestación de los servicios y el precio.
  • Prioriza la búsqueda de un partner que ofrezca flexibilidad y desarrollo tecnológico.
  • El volumen de tenders en transporte y logística crece año tras año.

Destacan el mayor acceso a la información, mejora de calidad, objetividad, estabilidad e incremento de la tecnología

El sistema tender para ofertar precios de transporte con el funcionamiento siguiente:

  • A) Recopilación de información. Primero, la empresa cargadora recopila toda la información posible sobre el servicio de transporte que necesita, incluyendo volúmenes, destinos, requisitos de calidad, …, destacando que cuanto más exhaustiva sea esta información, más seguro será el resultado posterior.
  • B) Envío de RFI (Request for Information) a los posibles proveedores de transporte para recopilar información sobre su capacidad de cumplir con los requisitos del servicio. Esto permite hacer una primera selección descartando a los que no cumplan con los estándares buscados.
  • C) Envío RFQ (Request for Quotation) solicitud de cotización, una vez preseleccionados los candidatos, se lanza el tender. Los transportistas envían sus ofertas detallando precios, condiciones y servicios. Esto se hace generalmente a través de plataformas online especializadas (e-tenders).
  • D) Evaluación y selección: La empresa cargadora evalúa las ofertas recibidas considerando criterios como la propuesta de servicio, condiciones económicas, gestión de información, calidad, etc.  Algunos cargadores también prueban a los proveedores con envíos puntuales antes de decidir.
  • E) Selección y contratación. Se formaliza un contrato a medio o largo plazo con precios cerrados. Estos precios fijos benefician mucho a los cargadores, permitiéndoles reducir costes y acceder a un servicio de mejor calidad.
El sistema tender garantiza seguridad y estabilidad a largo plazo en la prestación de los servicios y el precio

Ventajas para los cargadores

Entre las ventajas destaca el acceso a más proveedores y mejores precios. Al convocar una licitación abierta, se incrementa el número de transportistas que pueden ofertar lo que permite acceder a precios más competitivos y ajustados, ya que los proveedores compiten por ganar el contrato.

También se puede recalcar la mejora de la calidad del servicio, donde los tenders obligan a definir claramente los requisitos de servicio que deben cumplir los transportistas, esto asegura que el proveedor seleccionado se ajuste mejor a las necesidades de la empresa cargadora.

La lógica transparencia y objetividad en la selección en tanto se basa en criterios objetivos para evaluar y seleccionar al mejor proveedor, lo que evita favoritismos y asegura que la decisión se tome en base al mejor servicio y precio.

Contratos a medio/largo plazo con precios fijos (aprox 1-3 años) con tarifas cerradas; aporta estabilidad y permite a la empresa cargadora planificar mejor sus costes.

Acceso a tecnología avanzada, ya que muchos tenders priorizan a proveedores que ofrecen soluciones tecnológicas para la gestión del transporte, permite a la cargadora acceder a herramientas de visibilidad, reporting, integración, etc.

Inversión de tiempo y recursos, riesgo de incumplimiento, capacidad limitada y costos adicionales son una desventaja en este tipo de procesos

Desventajas del proceso tender

Inversión de tiempo y recursos: participar en un tender implica una inversión significativa de tiempo y recursos tanto para la empresa cargadora como para los proveedores de transporte; esto es una carga adicional, especialmente para los transportistas que deben responder a múltiples licitaciones.

Riesgo de incumplimiento: existe el riesgo de que, una vez establecido el contrato, alguna de las partes no cumpla con lo acordado generando problemas operativos y financieros, especialmente si el proveedor seleccionado no cumple con los estándares de calidad o servicio esperados.

Limitaciones de capacidad. En situaciones de aumento repentino de la demanda, el proveedor de transporte seleccionado a través de un tender puede no tener la capacidad suficiente para cubrir las necesidades de la empresa cargadora resultando en retrasos en la entrega y afectar la cadena de suministro.

Participar en un tender puede implicar costos adicionales para los transportistas, como el tiempo y los recursos necesarios para preparar y presentar una oferta, lo que puede limitar la participación de algunos proveedores, especialmente aquellos con recursos limitados.

En resumen, aunque los tenders ofrecen numerosas ventajas, es importante considerar estas posibles desventajas para gestionar adecuadamente el proceso de contratación de servicios de transporte y logística. Para fortalecer las ventajas, pero especialmente minimizar estas desventajas, e2e Logistics Solutions, dispone de un departamento especializado para el diseño, desarrollo y seguimiento de tenders según las necesidades de los cargadores, así como la asistencia y consultoría a los importadores y exportadores sugiriendo el sistema más efectivo.